التخزين والنسح الاحتياطي لملفاتك

ملخص:
يعد الاسترداد السريع والسهل لمعلوماتك أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك، ووثائقك، سواء على القرص الصلب أو على الورق، وهي شريان الحياة لمؤسستك. 

لذلك من المنطقي الاحتفاظ بها لأي احتمال. ولكن هل يجب أن تحاول القيام بذلك بنفسك أو أن تجد شركة محترفة للقيام بذلك نيابة عنك؟ 

تابع القراءة لمعرفة ذلك.

تخزين المستندات: لماذا يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية

يعد الاسترداد السريع والسهل لمعلوماتك أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك واستعاددة وثائقك المهمة، سواء على القرص الصلب أو على الورق، لذلك من المنطقي الاحتفاظ بها في مكان توقعا لأي احتمال.

وسواء كانت مستنداتك ورقية أو إلكترونية، يمكن أن تظل بياناتك تحت رحمة الكوارث الطبيعية أو الكوارث من صنع الإنسان أو فشل القرص الصلب. يمكن أن تؤدي هذه الخسارة إلى شل عملك، لذا من الضروري أن يكون لديك نظام نسخ احتياطي فعال.

فكيف نفعل ذلك؟

التخزين والنسخ الاحتياطي

الخطوة الأولى هي نقل المستندات الورقية وبيانات القرص الصلب إلى وسائط ضوئية. يتيح ذلك إمكانية استرجاع أي معلومات تحتاجها بسهولة. باستخدام نظام فهرسة فعال ، ما عليك سوى إدخال القرص في محرك الأقراص وفويلا. لا حاجة للبحث في المخازن المتربة وعربة الصناديق الثقيلة.

بمجرد أن تقرر المضي قدمًا ونسخ بياناتك الهامة احتياطيًا، عليك أن تقرر ما إذا كنت ستقوم بذلك بنفسك أو الاستعانة بمصادر خارجية لشركة محترفة.

يعتمد الأمر حقًا على حجم المستندات التي يجب عليك العمل بها. ولكن بالنظر إلى أهمية معلومات شركتك ، فمن المنطقي الاستعانة بشركة مهنية للأسباب التالية.

أولاً ، يتم تحديثها بأحدث الطرق وأكثرها فعالية لتخزين البيانات. على سبيل المثال ، ربما قمت بالفعل بنسخ بعض بيانات القرص الثابت احتياطيًا إلى أقراص مضغوطة قياسية. بعد كل شيء ، أنها تدوم إلى الأبد ، أليس كذلك؟ للأسف لا. قد تصدمك بعض الإحصائيات المتعلقة بفترة صلاحية الأقراص المضغوطة المسجلة. يمكن أن تتدهور أقراص CD / DVD القياسية إلى درجة أن تصبح غير قابلة للقراءة في أقل من 2-5 سنوات ، ما لم تكن حذراً للغاية. ستكون شركة تخزين البيانات المحترفة على دراية بأحدث الوسائط مثل أحدث أقراص Kodak Gold التي توفر عمرًا فعالًا يتراوح بين 80 و 300 عام.

سبب مهم آخر للاستعانة بمصادر خارجية لمزود حلول تصوير المستندات هو أن موظفيهم خبراء مدربين ومطلعين في تحويل البيانات. مسح سير العمل ، على سبيل المثال ، هو مهمة معقدة ، خاصة إذا كان الأمر يتعلق بكميات كبيرة من المستندات والمواعيد النهائية. هذا يحتاج حقًا إلى لمسة خبير. يقدم موفرو الحلول أيضًا خدمات إدخال البيانات لإدخال بيانات التعريف المهمة من المستندات لإنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث من ورقتك.

بعد ذلك ، تمتلك الشركات المحترفة أحدث المعدات للتعامل مع أي نوع أو حجم من الوظائف. تؤدي الكفاءات الناتجة إلى خفض تكاليف الإنتاج مما يؤدي إلى انخفاض التكاليف بالنسبة لك. إن شراء هذه الأجهزة وتثبيتها بنفسك ثم تدريب موظفيك على استخدامها سيكون مكلفًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً.

بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم موفر الحلول بإدارة مشروع تحويل المستندات بالكامل. هذا يعني أنه ليست هناك حاجة لربط أي من مواردك الخاصة في عملية التحويل. يمكن أن تكون مثل هذه المشاريع معقدة ، وتتطلب تقييم الاحتياجات والتخطيط والتقدير قبل بدء المسح الفعلي. ويمكن لموظفي شركة التصوير العمل في الموقع في المبنى الخاص بك ، لذلك لا داعي لمستنداتك السرية لمغادرة المبنى.

بالنظر إلى القيمة التي لا تقدر بثمن لمستنداتك ، فأنت بحاجة إلى تكليف شركة مرموقة بمشروعك. ابحث عن واحد لديه سجل حافل بالعمل للعملاء من الدرجة الأولى والذي يجب أن يتضمن خبرة في السوق الرأسية. إذا كنت تتعامل مع مستندات كبيرة الحجم ، فتأكد من أن الشركة توظف فنيين على دراية بالرسومات المعمارية أو الهندسية والذين يمكنهم التعامل بفعالية مع مثل هذه الوظائف.

0/اضف تعليقك هنا

مرحبا بك، اذا اعجبك الموضوع، فلا تبخل علينا برآيك وأترك بصمتك