- مقدمة: حول أهمية التخزين الخارجي للمستندات لضمان استمرارية الأعمال:
يمثل الحفاظ على سلامة المستندات وإمكانية الوصول إليها أولوية قصوى، سواء كانت هذه المستندات مخزنة على أقراص صلبة خارجية أو في قاعدة البيانات أو في صورة ورقية، فهي تشكل جوهر تشغيل أي مؤسسة.
-
- خطوات النسخ الاحتياطي لمستنداتك ووثائقك:
ان الحفاظ على تسخ من جميع مستندات ووثائق عملك يعد أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك واستمراره في التألق، وسواء قمت بتسجيلها على القرص الصلب أو على الورق، فانه من المنطقي الاحتفاظ بها في مكان أخر وامن توقعا لأي احتمال للخطأ والمخاطر المختلفة.
حيث أنه يمكن أن تظل بياناتك تحت رحمة الكوارث الطبيعية أو الكوارث من صنع الإنسان أو فشل القرص الصلب...الخ، مما قد يؤدي الى خسارة كبيرة قد تشل عملك وتوقفه، ولهذا ومن الضروري أن يكون لديك نظام نسخ احتياطي فعال مثل ما يلي:
- الخطوة الأولى:
هي الاعتماد على المستندات الورقية وتصنيفها في السجلات الخاصة وترتيبها حسب العدد الترتيبي والسنوات وأرشفتها ثن حفظها في الارشيف.
- الخطوة الثانية:
هي المسح الضوئي "السكانير" لكافة المستندات والملفات والوثائق الخاصة بعملك، والاحتفاظ يها في قاعدة بيانات مخصصة لكي تكون بروايط داخلية ومشفرة وامنة.
- الخطوة الثالثة:
هي الاعتماد على البرامج والتطبيقات المطورة الخاصة بنوع عملك، والعمل بها انطلاقا من حاسوبك المكتبي أو الشخصي في وضع امن، حيث يمكن الاحتفاظ بنسخ من ملفاتك في القرص الصلب لحاسوبك أو قرص خارجي مطور وفعال، أو الاعتماد على قاعدة البيانات اذا كان عملك كبيرا ويتطلب ذلك.
- الخطوة الرابعة:
بمجرد أن تقرر المضي قدمًا ونسخ بياناتك الهامة احتياطيًا، عليك أن تقرر ما إذا كنت ستقوم بذلك بنفسك أو الاستعانة بمصادر خارجية لشركة محترفة.
وهنا فان الامر يعتمد حقًا على حجم المستندات التي يجب عليك العمل بها ومدى أهميتها، وقد يكون من المنطقي الاستعانة بشركة مهنية لاسباب عديدة يلي ذكرها في الفقرة الموالية.
- لماذا يجب عليك الاستعانة بخدمات التخزين الخارجي؟
1- الحماية من الكوارث:
الكوارث الطبيعية كالفيضانات أو الزلازل، وكذلك الأخطاء البشرية أو الفنية كفشل الأقراص الصلبة، قد تؤدي إلى فقدان بيانات غير قابل للتعويض. توفر الشركات المتخصصة في التخزين الخارجي حلولاً متقدمة للنسخ الاحتياطي واسترجاع البيانات تضمن استمرارية الأعمال حتى في أصعب الظروف.
2- التحديث والفعالية في التخزين:
تتميز شركات التخزين الاحترافية بتحديثها المستمر لأساليب التخزين وتقديمها لأحدث الحلول، كالأقراص المضغوطة الفائقة الجودة التي تتمتع بعمر افتراضي يصل إلى 300 عام. على عكس الأقراص العادية التي قد تفقد جودتها خلال سنوات قليلة.
3- خبرة وتخصص الموظفين:
شركات التخزين الخارجي تضم فرقًا من الخبراء المدربين القادرين على إدارة عمليات نقل وتخزين البيانات بكفاءة عالية. يمكنهم التعامل مع مشاريع كبيرة تتطلب دقة عالية في الفهرسة والأرشفة، مما يوفر عليك الوقت والمجهود.
4- الكفاءة في التكاليف:
التعاقد مع شركة متخصصة يخفض تكاليف الإنتاج بفضل استخدامهم لأحدث التقنيات والمعدات، مما يتيح تحقيق وفورات كبيرة مقارنةً بتكلفة شراء هذه التقنيات وتدريب الموظفين عليها.
5- إدارة المشاريع:
شركات التخزين الخارجي تتولى إدارة مشروع تحويل المستندات بالكامل، بدءًا من التخطيط وتقييم الاحتياجات إلى التنفيذ الفعلي. يتم ذلك غالباً داخل المنشآت الخاصة بك، مما يحافظ على سرية وأمان المستندات.
- كيف تختار الشركة المناسبة لتخزين المستندات؟
عند البحث عن شركة متخصصة، ينبغي التركيز على السمعة والخبرة في السوق، ابحث عن شركات لها تاريخ طويل من النجاح وقائمة عملاء من الشركات الرائدة، ثم تحقق من تجاربهم مع مستندات في مجالات محددة، مثل الرسومات المعمارية أو الهندسية، وغيرها من متطلبات محددة لعملك.
- تخزين ملفاتك على جوجل درايف:
التخزين الخارجي لملفاتك على جوجل درايف يُعد واحداً من أفضل الحلول التقنية الحديثة لإدارة وحفظ البيانات بشكل آمن وفعّال. يتيح لك جوجل درايف تحميل وتخزين مختلف أنواع الملفات، سواء كانت مستندات نصية، صور، مقاطع فيديو، أو ملفات صوتية، مع إمكانية الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت عبر الإنترنت. يوفر جوجل درايف مساحة تخزين مجانية تصل إلى 15 جيجابايت، ويمكن زيادة هذه المساحة من خلال اشتراك في إحدى الخطط المدفوعة. كما يتميز بخصائص الأمان المتقدمة، حيث يتم تشفير البيانات أثناء نقلها وتخزينها، بالإضافة إلى خيارات مشاركة الملفات والتعاون الفوري مع الآخرين عبر الإنترنت، مما يجعل من السهل تنظيم العمل الجماعي وإدارة المشاريع بفعالية.
- الخلاصة:
توفر الاستعانة بخدمات التخزين الخارجي للمستندات حلولاً موثوقة وآمنة لحماية بياناتك وضمان استمرارية عملك بكفاءة. مع التقدم التكنولوجي المستمر والتحديات المتزايدة، يصبح اختيار شركة متخصصة لتخزين وإدارة المستندات الخاصة بك أمرًا حيويًا لنجاح أي مؤسسة.
مرحبا بك، اذا اعجبك الموضوع، فلا تبخل علينا برآيك وأترك بصمتك