إن توحيد فريقك وإعدادهم للعمل كوحدة هو جزء لا يتجزأ من نجاح مشاريعك. ولكن بدون الأدوات المناسبة لإدارة هذه المشاريع ، قد تضاعف جهودك بدلاً من تحسينها. من خلال قضاء بعض الوقت في الحفاظ على عشرات من جداول البيانات ومحاولة البقاء على رأس صندوق بريد وارد ، ستفوتك الفرصة لتكون استراتيجيًا مع وقتك. هذه هي أهمية استخدام الأدوات المناسبة للوظيفة.
نعالج أدناه مجموعتين عامتين من الأدوات التي يجب عليك استخدامها لإدارة العمل بكفاءة أكبر: أدوات إدارة العمل / التعاون الخاصة بك وأدوات الإنتاجية الشخصية.
يمكن أن تختلف أدوات إدارة المشروع من فريق لآخر ، ولكن يتم استخدامها بشكل أكثر شيوعًا كبرامج كمبيوتر تمكن مديري المشاريع من تخطيط مشروعاتهم وتنفيذها وإدارتها في موقع افتراضي مركزي واحد.
يمكن استخدام برنامج إدارة المشروع لأي مما يلي:
- تخطيط المشروع.
- جدولة المشروع.
- تخصيص الموارد وتخطيط القدرات.
- وضع الميزانية ومراقبة تكاليف المشروع.
- إدارة الجودة.
- تخزين وتبادل الوثائق وسجلات المشروع.
- إنشاء ونشر تقارير المشروع.
- تتبع الوقت الفعلي الذي يقضيه في مهام المشروع مقابل الخطة.
- تحليل الاتجاهات والتنبؤات.
من يجب أن يستخدم أدوات إدارة المشروع؟
يمكن لأي شخص يدير المشاريع الاستفادة من برنامج إدارة المشاريع. حتى إذا لم تكن تدير مشاريع رسمية أو لم يكن لديك "مدير مشروع" كعنوان لك ، فلا يزال برنامج إدارة المشاريع يوفر قيمة.
في الواقع ، لا تزال العديد من الشركات التي لا تدير مشاريع رسمية تستخدم برامج إدارة المشاريع لتخطيط مشاريعها وتنظيمها وتتبعها ومراقبتها وتنفيذها.
لماذا يجب عليك استخدام برامج إدارة المشاريع؟
من الممكن إدارة مشروع بدون البرامج المناسبة ، ولكنه سيزيد من خطر الأخطاء ويضيف أوجه عدم الكفاءة إلى العملية. يتيح برنامج إدارة المشروع الرؤية والتعاون الجماعي الذي قد يصعب تحقيقه.
على سبيل المثال ، في حين أنه من الممكن استخدام جداول البيانات لتتبع المشروع ، يستغرق ذلك الكثير من الوقت والجهد للقيام بشكل صحيح . بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي تحديث جداول البيانات يدويًا إلى زيادة مخاطر الأخطاء اليدوية ، ولكي يرى باقي الفريق التحديث ، يجب إعادة حفظ جدول البيانات وإعادة تحميله إلى موقع مركزي.
القضايا الأخرى التي يواجهها مديرو المشاريع مع جداول البيانات هي:
1. توجد إصدارات متعددة من نفس الملف وتضطر باستمرار إلى تحديد أيها أكثر دقة وحداثة.
2. عندما يحتاج أكثر من شخص إلى تحديث جدول البيانات في نفس الوقت ، فقد يكون من الصعب مزامنة كل إصدار أو العمل معًا في الوقت الفعلي.
3. يمكن أن يكون الأمان مشكلة عندما يتم تحميل جدول البيانات وتنزيله عدة مرات في أماكن متعددة.
4. غالبًا ما تكون هناك تأخيرات بين الأنشطة التي تحدث والتحديثات التي يتم تسجيلها.
إرسال تعليق
مرحبا بك، اذا اعجبك الموضوع، فلا تبخل علينا برآيك وأترك بصمتك